Assistente Executiva : C-Level

Assistente Executiva : C-Level

- - - - - - - - - - - -

REALISATIONS CLES ATTENDUES
Collaboration avec le Manager:
• Gère et optimise le temps du manager en toute autonomie : traite tous les sujets dans les bons délais (yc déplacements, documents, dossiers, reportings, suivi budgétaire).
• Elabore le calendrier annuel de l’entité en prenant en compte toutes les échéances du Groupe et de l’entité.
• Organise les réunions et séminaires (logistique, participants et contenu), propose les ordres du jour pertinents, collecte les informations nécessaires auprès de clients - partenaires internes, prépare les supports avec exactitude, participe en tant que membre de l’Equipe de Direction, rédige et diffuse les comptes rendus et assure le suivi des actions identifiées.
• Consolide et analyse l’information nécessaire au bon fonctionnement de l’entité, en interne comme en externe.
• Initie des réunions ad-hoc en fonction des besoins identifiés et de l’actualité interne - externe.
• Lit les mails du Manager, alerte le Manager sur les mails importants/urgents et sur des réponses à donner.
• Traite directement les mails du Manager. (Optionnel)
Traitement des demandes :
• Répond aux demandes internes - externes dans les délais et le respect des valeurs du Groupe afin d’assurer une bonne image de l’entité - du Groupe.
• Priorise, gère les urgences tout en portant une attention particulière aux impacts et aux éventuelles tensions à atténuer.
• Anticipe les besoins - demandes pour contribuer à la performance de l’entité et du Groupe.
Prise en charge de dossiers :
• Collecte les informations pertinentes auprès des équipes de l’entité, des partenaires internes et toute autre source utile pour préparer les dossiers nécessaires à l’activité de son Manager.
• Prend en charge des missions - dossiers complémentaires en accord avec son Manager.
• Effectue des achats et assure le rôle de valideur par délégation (optionnel) dans divers domaines (outils de commandes - factures, déplacements, etc…).
• Suit le budget de l’entité. (optionnel)
Animation de son réseau d’assistant(e)s :
• Collecte et diffuse toutes les informations nécessaires à l’activité des assistantes de l’Equipe de Direction (et plus largement au réseau de l’attachée).
• Organise et anime des réunions d’échange et des points réguliers avec son équipe d’assistantes.
• Assure le management hiérarchique ou fonctionnel des assistantes de son réseau. (optionnel).